Teslim ile kabul aynı işlem değildir
Kamu alımlarında yüklenicinin malı teslim noktasına getirmesi önemli bir aşamadır; ancak sözleşmenin teknik ve idari koşullarına uygunluğun kabul edilmesi ayrıca yürütülen bir süreçtir. Kamu İhale Kurumunun mevzuat sayfasında yer alan Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki ihaleler sonucunda teslim edilen mallara ilişkin ara denetim ile muayene ve kabul esaslarını düzenler.
Bu ayrım tedarikçi açısından pratiktir. Nakliye aracının boşaltılması, irsaliyenin imzalanması veya malın geçici olarak depoya alınması her durumda kesin kabul anlamına gelmeyebilir. Hangi belgenin teslim kaydı, hangisinin muayene sonucu ve hangisinin kabul tutanağı olduğu sözleşme ile ilgili formlar üzerinden ayrı ayrı izlenmelidir.
Dosyanın omurgası hangi belgelerden oluşur?
Sağlıklı bir teslim dosyasının başlangıç noktası sözleşme, idari şartname, teknik şartname ve varsa zeyilnamelerdir. Bunlara sipariş veya teslim programı, sevk irsaliyesi, koli-palet listesi, seri veya lot numaraları, garanti belgeleri, kullanım kılavuzları, teknik föyler ve istenen test raporları eklenebilir. Dosyada yalnızca belgelerin bulunması değil, her belgenin teslim edilen ürünle eşleştirilebilmesi önemlidir.
Marka-model, ürün kodu, miktar ve birim bilgisi irsaliye ile kabul belgelerinde tutarlı olmalı. Numune üzerinden karar verilmişse seri teslimatın onaylanan numuneyle aynı özellikleri taşıdığı gösterilebilmeli. Ambalaj üzerinde farklı bir alt model veya üretim yeri görülmesi hâlinde, bu fark muayene sırasında ortaya çıkmadan önce açıklığa kavuşturulmalıdır.
Muayene öncesi tedarikçi kontrolü
Sevk öncesinde şartname maddeleri ikinci kez gözden geçirilmeli ve teslim edilen her kalem için bir kontrol satırı açılmalıdır. Ölçülebilir özellikler mümkünse uygun ölçüm aracı ve yöntemle ön kontrolden geçirilmeli; cihaz gerektiren testlerde kalibrasyon durumu dikkate alınmalıdır. Raf ömrü bulunan ürünlerde üretim ve son kullanım bilgisi, elektrikli ürünlerde etiket değerleri, makine ve ekipmanda seri numarası kaydedilmelidir.
Teslim programı kısmi sevkiyata izin veriyorsa, hangi miktarın hangi tarihte teslim edildiği açıkça ayrılmalı. KİK mevzuatında ihale dokümanında belirtilmek koşuluyla kısmi kabul yapılabilmesine ilişkin düzenlemeler bulunur. Bu nedenle tedarikçi kendi takvimini varsayıma göre değil, sözleşmede yazan teslim ve kabul düzenine göre oluşturmalıdır.
Uygunsuzluk çıkarsa kayıt zinciri korunmalı
Muayenede eksik, hasarlı veya şartnameye aykırı bir durum görülürse sözlü açıklamayla yetinilmemeli. İdarenin tutanağı, bildirimi, ürünün seri bilgisi, fotoğrafı ve tedarikçinin cevabı aynı dosyada saklanmalıdır. Değişim veya tamamlama yapılacaksa yeni sevkiyatın önceki uygunsuzluk kaydıyla bağlantısı kurulmalı; hangi ürünün ne zaman geri alındığı ve yerine ne teslim edildiği gösterilmelidir.
18 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete’de yönetmeliğin 11’inci maddesinde değişiklik yayımlandı. Bu nedenle eski kurum içi kontrol listeleri tek başına güncel mevzuat kabul edilmemeli; KİK’in yürürlükteki metni ve ihale dokümanı teslimden önce tekrar kontrol edilmelidir.
ARF için kapanış kontrolü
ARF A.Ş. teslim dosyasını ihale kayıt numarası ve sözleşme kalemi bazında düzenleyebilir. Her klasörde şartname karşılaştırması, sevk belgeleri, teknik kanıtlar, muayene yazışmaları ve kabul tutanağı aynı sıra ile bulunmalı. Böyle bir yapı hem idarenin incelemesini hızlandırır hem de garanti, bakım veya ödeme aşamasında doğru kayda ulaşmayı kolaylaştırır.
Kabul tamamlandıktan sonra imzalı belgelerin son sürümleri arşivlenmeli ve yalnızca e-posta eklerine güvenilmemelidir. Hukuki sonuç doğuran süreler ile ret veya değişim hakları somut sözleşme ve güncel mevzuata göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Anahtar kelimeler
mal alımı, muayene ve kabul, kamu teslimatı, tedarikçi dosyası, teknik şartname, sevk irsaliyesi
Meta açıklaması
Kamuya mal tesliminde muayene ve kabul dosyasının sözleşme, teknik belge, sevk kaydı ve uygunsuzluk tutanaklarıyla nasıl hazırlanacağını öğrenin.
Yayın bilgisi
Yayın tarihi: 4 Eylül 2026. Bilgilendirme amaçlıdır; hukuki danışmanlık değildir.