Toplam miktara değil, satır bazına göre ilerleyin
Çok kalemli alımlarda en sık görülen hata, toplam koli veya palet sayısının doğru olmasının tüm ürünlerin eksiksiz teslim edildiği şeklinde yorumlanmasıdır. Oysa bir sevkiyatın içinde farklı model, ölçü, aksesuar, sarf malzemesi veya seri numarası bulunabilir. Bu nedenle sipariş; ürün kodu, açıklama, istenen miktar, hazırlanmış miktar ve kalan miktar alanlarıyla satır bazında izlenmelidir.
Kontrol tablosunda her satıra benzersiz bir sıra numarası verilmesi, aynı üründen birden fazla satır bulunduğunda karışıklığı azaltır. Satır numarası daha sonra koli etiketi, sevk emri, irsaliye ve teslim formunda kullanılabilir.
Yükleme öncesi üçlü mutabakat yapın
Eksiksiz teslimat için sipariş, fiziksel hazırlık ve sevk belgesi birlikte karşılaştırılmalıdır. Uygulanabilir bir kontrol sırası şöyledir:
Her kalem için “hazır”, “eksik”, “alternatif bekliyor”, “kısmi sevk onaylandı” veya “kontrol bekliyor” gibi durumlar kullanılabilir. Eksik kalem varken sevkiyatın tamamlandı statüsüne geçmesini engelleyen bir onay kuralı, unutulan ürün riskini azaltır. Kısmi teslimat yapılacaksa hangi satırların gönderildiği, hangilerinin beklediği ve yeni planlanan tarih ayrıca yazılmalıdır.
- Sipariş satırındaki ürün ve miktarı kontrol edin.
- Depodan çıkan fiziksel ürünleri sayın veya uygun yönteme göre okutun.
- Koli, palet ve etiket bilgilerini sevk belgesiyle eşleştirin.
Teslim anında kapanış kaydını güçlendirin
Teslim noktasında yalnızca toplam koli sayısını yazmak yerine satır bazlı teslim formu kullanılmalıdır. Formda ürün kodu, teslim miktarı, eksik veya hasarlı miktar, koli/palet numarası, teslim tarihi-saat, teslim alan kişi ve varsa açıklama alanları bulunmalıdır. İmza veya elektronik onay, sevkiyat numarasıyla ilişkilendirilmelidir.
Sık yapılan hatalar; göz kararı toplama, benzer ürünleri aynı etikette birleştirme, dalgalı toplamada sepet veya koli kodu kullanmama, eksik belgeyle yükleme ve teslim sonrası farkları geriye dönük düzeltmeye çalışmadır. Bunları önlemek için her düzeltmenin nedeni, yapan kişi ve zaman damgası tutulmalıdır.
Ay sonunda eksik teslim, yanlış kalem, hasar ve yeniden sevk kayıtları ayrı ayrı incelenebilir. Böylece sorun yalnızca teslimat anında çözülmez; hangi adımda tekrarlandığı da görünür hale gelir.