Koli sayısı teslimatın tamamını göstermez
Çok kalemli alımlarda aynı ürün farklı koli veya paletlere dağılabilir. Bu nedenle “kaç koli çıktı?” sorusu, “hangi ürünün hangi miktarı teslim edildi?” sorusunun yerine geçmez. Sevk öncesinde sipariş satırları, ürün kodları, miktarlar, birimler, koli içeriği ve varsa aksesuarlar tek bir sevk listesinde toplanmalıdır.
Kalem bazlı kontrol tablosu kurun
Pratik bir tabloda şu sütunlar bulunabilir:
Bu tablo yükleme sırasında güncellenmeli ve araç çıkmadan önce ikinci bir kişi tarafından kontrol edilmelidir. Özellikle benzer ambalajlı ürünlerde barkod veya ürün kodu üzerinden doğrulama yapılması, yalnızca ürün adına bakılmasından daha güvenlidir.
- Sipariş veya sözleşme satır numarası
- Ürün kodu ve kısa tanım
- İstenen miktar ve sevk edilen miktar
- Koli, palet veya paket numarası
- Seri, parti veya model bilgisi
- Belge durumu
- Teslimdeki sonuç: tam, eksik, hasarlı veya incelemede
Sık yapılan hataları önceden durdurun
En yaygın sorunlar; aksesuarın ana ürünle eşleştirilmemesi, aynı ürünün iki kez sayılması, kısmi sevkiyatın açıkça belirtilmemesi ve farklı teslimat noktalarına ait kolilerin karışmasıdır. Bunları önlemek için her koliye benzersiz paket numarası verilmeli, paket numarası ürün listesinde gösterilmeli ve yükleme sırası teslim noktasına göre düzenlenmelidir.
Eksik ürün sonradan gönderilecekse kayıt “teslim edildi” şeklinde kapatılmamalıdır. Eksik kalan satır, planlanan tamamlama tarihi, sorumlu kişi ve yeni sevk referansıyla açık statüde tutulmalıdır. Hasar veya sayım farkı varsa fotoğraf, teslim notu ve görevli teyidi aynı dosyada saklanmalıdır.
Teslim kanıtını kapanışa bağlayın
İmzalı teslim tutanağı, dijital teslim teyidi, fotoğraf veya kurum görevlisinin açıklaması; sevk listesindeki satırlarla ilişkilendirilmelidir. Böylece operasyon ekibi yalnızca aracın teslim noktasına ulaştığını değil, hangi kalemlerin hangi sonuçla kapandığını da görebilir. Bu yaklaşım, yeniden sevk kararını ve iç mutabakatı kolaylaştırır.