Toplam koli sayısı yerine satır bazlı takip yapın
Çok kalemli alımlarda en yaygın hata, sevkiyatın yalnızca toplam koli veya palet sayısıyla kontrol edilmesidir. Oysa aynı koli içinde farklı ürün kodları, aksesuarlar, sarf malzemeleri ve belgeler bulunabilir. Her sipariş satırı için ürün kodu, açıklama, varyant, miktar, seri numarası gerekiyorsa seri numarası, ambalaj birimi ve teslim durumu ayrı alanlarda tutulmalıdır.
Üç aşamalı kayıt düzeni kurun
İlk aşama sipariş kaydıdır. Sipariş veya sözleşme numarası, teslim adresi, son tarih, kabul koşulları ve satır bazlı miktarlar ana tabloya işlenir. İkinci aşama depo hazırlığıdır. Toplama personeli her kalemi işaretler; kontrolü yapan ikinci kişi miktar, model ve belge eşleşmesini doğrular. Üçüncü aşama teslim kaydıdır. Kurumda teslim edilen miktar, eksik veya hasarlı kalem, çekince ve imza bilgisi aynı satır üzerinde güncellenir.
Sık yapılan hatalar
- Benzer ürün kodlarını yalnızca ürün adıyla ayırt etmeye çalışmak
- Aksesuarları ana ürünle birlikte otomatik teslim edilmiş kabul etmek
- Birden fazla tedarikçiden gelen parçaları tek paket listesinde ayrıştırmamak
- Kısmi teslimatı ana siparişin tamamı gibi kapatmak
- Seri numarası veya lot bilgisini teslimden sonra tamamlamaya bırakmak
- İmzalı teslim belgesini fotoğraf ve paket listesiyle ilişkilendirmemek
Mutabakat tablosu kullanın
Her satır için “sipariş miktarı”, “hazırlanan miktar”, “sevki yapılan miktar”, “teslim alınan miktar”, “fark”, “açıklama” ve “kanıt belgesi” sütunları oluşturulabilir. Fark oluştuğunda nedeni; eksik sevk, hasar, yanlış ürün, kurum talebiyle ertelenen kalem veya ayrı sevk olarak sınıflandırılmalıdır. Teslim belgesinde genel bir “eksiksiz teslim edildi” ifadesi varsa, bunun kalem listesiyle gerçekten örtüşüp örtüşmediği ayrıca kontrol edilmelidir.
Dosyayı sipariş numarasıyla kapatın
DLA’nın teslim kanıtı yaklaşımında imza, alıcı kurum bilgisi, sözleşme veya sipariş numarası, teslim tarihi, çıkış-varış bilgisi ve gönderilen parça sayısı temel veri alanları arasında sayılmaktadır. Benzer şekilde, DMO yönergesinde teslim-tesellüm tutanağı ile sevk irsaliyesinin birlikte yürütüldüğü görülmektedir. Bu nedenle nihai dosyada sipariş, paket listesi, sevk belgesi, imzalı teslim kanıtı, fotoğraflar ve uygunsuzluk kayıtları tek referans altında saklanmalıdır. Bu içerik hukuki danışmanlık niteliği taşımaz.