Eşdeğerliği marka adıyla değil, kriterle tanımlayın
Eşdeğer ürün incelemesinde ilk soru “hangi markaya benziyor?” değil, “hangi zorunlu kriterleri aynı veya kabul edilebilir düzeyde karşılıyor?” olmalıdır. Teknik şartname; kapasite, ölçü, dayanım, güvenlik sınıfı, bağlantı biçimi, çalışma koşulu ve gerekli aksesuarlar yönünden satır satır analiz edilmelidir.
KİK Akademi materyallerinde teknik şartnamelerin rekabeti engelleyici düzenlemeler içermemesi, işlevsellik ve verimlilik amacına yönelmesi gerektiği; belirli marka veya modele yönelik tanımlamaların ise sınırlı koşullarda ve “veya dengi” ifadesiyle kullanılabileceği açıklanmaktadır. Bu nedenle eşdeğerlik, marka benzerliğinden çok ölçülebilir teknik uygunluk üzerinden kurulmalıdır.
Kanıt dosyasını üç katmanda hazırlayın
İlk katmanda üretici teknik föyü, katalog, kullanım kılavuzu ve uygunluk belgeleri bulunur. İkinci katmanda, şartname maddelerine karşılık gelen açıklamalı cevap tablosu yer alır. Üçüncü katmanda ise gerekiyorsa numune, demonstrasyon, test raporu veya teslim sonrası kontrol planı bulunmalıdır.
Her teknik iddianın yanında belge sayfası, bölüm adı veya test referansı yazılması incelemeyi hızlandırır. “Yüksek performanslı”, “dayanıklı” veya “uyumlu” gibi genel ifadeler tek başına yeterli kanıt sayılmamalı; ölçü, değer, standart veya test yöntemiyle desteklenmelidir.
Maliyet ve termin karşılaştırmasını aynı satırda yapın
Eşdeğer ürün tablosunda yalnızca birim fiyatı değil, toplam tedarik etkisini de gösterin:
Örneğin daha düşük fiyatlı bir ürünün teslim süresi uzun, teknik belgesi eksik veya mevcut sisteme uyarlama ihtiyacı yüksekse, ilk bakışta oluşan tasarruf ortadan kalkabilir. Buna karşılık biraz daha pahalı bir ürün, hazır stok ve eksiksiz belge seti sayesinde kabul riskini azaltabilir. Bu, ürünün mutlaka tercih edilmesi gerektiği anlamına gelmez; kararın ölçülebilir kriterlerle verilmesini sağlar.
KİK kararlarında teknik uygunluğun hangi aşamada değerlendirileceğinin ihale dokümanında belirlenmesinin önemi vurgulanmaktadır. Bu nedenle eşdeğer ürün dosyası hazırlanırken teklif aşaması ile muayene-kabul aşamasındaki kanıtlar birbirinden ayrılmalı, her iddia için hangi aşamada hangi belgenin sunulacağı açıkça gösterilmelidir. Metin genel rehber niteliğindedir; somut doküman ve güncel mevzuat ayrıca incelenmelidir.
- Ürün ve zorunlu aksesuar bedeli,
- Nakliye ve teslim yeri maliyeti,
- Kurulum veya uyarlama ihtiyacı,
- Garanti ve servis kapsamı,
- Test veya kalibrasyon gideri,
- Üretim ve sevk süresi,
- Kabulde sunulacak belgelerin hazır olma durumu.