Eşdeğerlik iddiasını ölçülebilir hâle getirin
Bir ürünün eşdeğer olduğu, yalnızca benzer isim veya aynı kullanım amacı üzerinden ileri sürülmemelidir. Teknik şartnamedeki her kritik özellik ayrı satırda ele alınmalı; ölçü birimi, tolerans, kapasite, bağlantı biçimi, çalışma koşulu ve uyumluluk bilgileri teklif edilen ürünün teknik dokümanlarıyla eşleştirilmelidir.
Katalog, üretici teknik föyü, uygunluk beyanı, test raporu veya standart belgesi gibi kaynaklar kullanılabilir. Ancak belgede yer almayan bir özelliğin varsayımla tamamlanması risklidir. KİK’in mal alımı eğitim dokümanında da katalogda bulunmayan teknik kriterler için ayrıca kanıtlayıcı belge veya açıklama sunulması gerektiği belirtilmektedir.
Maliyet hesabını toplam etkiyle yapın
Düşük birim fiyat, her zaman düşük toplam maliyet anlamına gelmez. Karşılaştırmada şu kalemler birlikte değerlendirilmelidir:
Örneğin iki ürün aynı kapasiteyi sağlasa da biri mevcut sisteme ek adaptör gerektiriyorsa, fiyat farkı tek başına karar ölçütü olmamalıdır.
- İlk satın alma bedeli ve nakliye gideri,
- Kurulum, devreye alma ve eğitim ihtiyacı,
- Sarf malzemesi, yedek parça ve bakım maliyeti,
- Garanti kapsamı ve servis erişimi,
- Teslim gecikmesinin operasyon üzerindeki etkisi.
Karar dosyasını denetlenebilir kurun
Teklif ekibinin hazırlayacağı uygunluk tablosunda şartname maddesi, teklif edilen ürünün karşılığı, belge adı, sayfa numarası ve açıklama alanları bulunmalıdır. Teslim süresi için de üretici veya yetkili satıcıdan tarihli stok ve termin teyidi alınmalıdır. Böylece teknik uyum, maliyet ve teslimat riski aynı dosyada görülebilir.
Bu çalışma genel bir uygulama rehberidir; nihai değerlendirme ihale dokümanındaki düzenlemelere ve idarenin yetkili değerlendirmesine göre yapılmalıdır.