Şartnameyi ambalaj kontrol maddelerine ayırın
Kırılabilir ve hassas ürünlerde ambalaj, yalnızca dış görünüşe göre kabul edilmemelidir. Teknik şartnamede belirtilen ürün ölçüsü, darbe veya titreşim hassasiyeti, istifleme sınırı, nemden korunma, taşıma yönü, paletleme ve etiketleme koşulları ayrı kontrol maddelerine dönüştürülmelidir. “Uygun ambalaj” gibi genel ifadeler yerine; dış kutu tipi, iç sabitleme yöntemi, koruyucu malzeme, koli adedi ve işaretleme biçimi kayıt altına alınmalıdır.
Her ürün için şartname referansı, üretici veya tedarikçi ürün kodu ve sevk edilecek ambalaj tipi aynı satırda gösterilirse depo, kalite ve satın alma ekipleri aynı veriyi kullanır.
Ürün belgesini fiziksel ambalajla karşılaştırın
Ürün belgesi; teknik föy, katalog, uygunluk beyanı, test raporu veya üretici açıklaması olabilir. Belgenin adı kadar hangi model ve revizyona ait olduğu da önemlidir. Kontrol sırasında şu eşleştirme yapılmalıdır:
Belgede bulunmayan bir özellik, yalnızca ambalajın üzerinde yazdığı için doğrulanmış kabul edilmemelidir. Tersine, ambalaj üzerindeki işaretler de belgeyle çelişiyorsa sevkiyat serbest bırakılmadan açıklama istenmelidir.
- Şartnamedeki ürün tanımı ile belge üzerindeki model ve kod
- İstenen ölçü, ağırlık veya kapasite ile belgede verilen değerler
- Ambalaj, taşıma ve depolama talimatları ile kullanılan gerçek ambalaj
- Lot, seri veya üretim bilgisi ile koli ve etiket kayıtları
- Belge tarihi, revizyon numarası ve belgeyi düzenleyen kuruluş
Fotoğraf ve istisna kaydı oluşturun
Sevkiyat öncesinde dış ambalajın, iç koruyucunun, ürün etiketinin ve koli üzerindeki yönlendirme işaretlerinin fotoğraflanması yararlı bir kanıt seti oluşturur. Fotoğraflar sevk numarası, tarih, ürün kodu ve kontrol eden kişiyle ilişkilendirilmelidir. Hasarlı kutu, eksik koruyucu, farklı model veya okunmayan etiket tespit edilirse sorun “not” olarak geçilmemeli; sorumlu kişi, düzeltici işlem ve yeniden kontrol tarihi belirtilmelidir.
Ürün güvenliği ve teknik düzenleme kapsamı ürüne göre değişebileceğinden, bu kontrol akışı mevzuat yerine geçmez. Özel teknik düzenleme veya sözleşme şartı varsa ilgili belge ve kurum prosedürü ayrıca incelenmelidir.