Sözleşme İmzalandığında İş Bitmez
Sözleşme veya sipariş onayından sonra ekip, metindeki ticari ve teknik koşulları günlük iş akışına çevirmelidir. Bunun için ilk adım, ürün veya hizmet kapsamını; miktarları, birimleri, teslim yerini, teslimat tarihlerini, kabul belgelerini, garanti ve iletişim bilgilerini tek bir uygulama özetinde toplamaktır. Bu özet, sözleşmenin yerine geçmez; ekibin doğru alanları takip etmesine yardımcı olur.
Sipariş Açılışında Beş Kontrol
Yeni başlayan bir ekip aşağıdaki sırayı kullanabilir: 1. Sözleşme, teklif ve fiyat cetvelindeki kalemleri karşılaştırın. 2. Her kalem için ürün kodu, açıklama, miktar ve ölçü birimini doğrulayın. 3. Teslim yeri, ilgili kişi, randevu veya çalışma saatlerini kaydedin. 4. Tedarikçiden sipariş kabulü ve beklenen sevk tarihini isteyin. 5. Sipariş numarasını teklif, sözleşme ve teslim dosyalarıyla ilişkilendirin.
Satın alma sistemlerinde sözleşme koşullarının sipariş kanalına aktarılması, günlük alımların üzerinde anlaşılan fiyat ve şartlarla ilerlemesini kolaylaştırır. Sözleşme yönetiminin temel işlevlerinden biri de imzalanan koşulları operasyonel satın alma sürecine bağlamaktır. ([lapasar.com](https://lapasar.com/procurement/contract-management))
Sevk Öncesi Durum Tablosu
Her sipariş için “açık”, “teyit bekliyor”, “hazırlanıyor”, “sevk edildi”, “kısmi teslim”, “teslim alındı” ve “kapatıldı” gibi durumlar kullanılabilir. Sevk bildirimi geldiğinde yalnızca tarih değil; koli veya palet sayısı, sevk edilen miktar, taşıma bilgisi ve eksik kalan kalemler de kaydedilmelidir. Kısmi teslimat varsa kalan miktar için yeni bir takip tarihi atanmalıdır.
Teslim ve Kapanış
Teslim alma sırasında sipariş, sevk belgesi ve fiziksel ürün aynı kayıt üzerinde karşılaştırılır. Ürün açıklaması, miktar, hasar durumu, ambalaj ve varsa teknik belgeler kontrol edilir. Uyuşmazlık varsa kayıt kapatılmadan önce fotoğraf, tutanak veya yazılı bildirim eklenir. Fatura veya ödeme sürecine geçmeden önce kurumun kendi kabul ve kontrol prosedürleri uygulanmalıdır.
Yeni Ekip İçin Günlük Rutin
Günün başında geciken teyitler, yaklaşan sevkler ve bekleyen kabuller gözden geçirilmeli; gün sonunda değişen tarihler ve alınan kararlar kaydedilmelidir. Böylece süreç kişilerin hafızasına değil, güncel ve izlenebilir bir takip tablosuna dayanır.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön