İçerik
Çok kalemli alımlarda eksik teslimat riski, ürün sayısının artmasından çok kayıtların farklı dosyalarda tutulmasından kaynaklanır. Siparişteki ürün adı ile irsaliyedeki kısa tanım, depo listesindeki stok kodu veya sevkiyat kolisindeki etiket birbirini karşılamıyorsa, teslim anında hangi kalemin eksik kaldığını belirlemek zorlaşır. Bu nedenle operasyonun temeli, her satıra tekil bir kayıt kimliği vermektir.
İlk adım: Kalem bazlı ana liste
Ana listede en az şu alanlar bulunmalıdır:
Ürün aynı sevkiyatta birkaç koliye dağılıyorsa, “1 kalem–1 koli” varsayımı yapılmamalıdır. Bunun yerine kalem kodu, koli numarası ve koli içeriği birlikte kaydedilmelidir.
- Kalem kodu, ürün adı ve teknik tanım
- İstenen miktar, birim ve paketleme şekli
- Sipariş durumu, tedarikçi teyidi ve planlanan sevk tarihi
- İrsaliye numarası, koli veya palet bilgisi
- Teslimde kontrol edilen miktar ve varsa açıklama
Sık hataları önleyen üç kayıt
Birinci kayıt, sipariş onay tablosudur. Tedarikçi her satır için miktar, ürün varyantı ve sevk tarihini teyit eder. İkinci kayıt, sevk öncesi paketleme listesidir. Bu listede hazırlanan ürün ile siparişteki satır karşılaştırılır. Üçüncü kayıt ise teslim kontrol formudur. Formda miktar, ambalaj durumu, belge eşleşmesi ve eksik/fazla teslim bilgisi yer alır.
Sevk öncesi kapanış toplantısı
Sevkiyattan önce satın alma, depo ve tedarikçi temsilcisi kısa bir kontrol yapmalıdır. Özellikle benzer adlara sahip ürünler, aksesuarlar, sarf malzemeleri ve farklı ölçüdeki ürünler ayrı satırlarda gözden geçirilmelidir. Değişiklik olduysa eski liste silinmemeli; revizyon numarası ve değişiklik tarihi işlenmelidir.
Bu yöntem, teslimatın yalnızca “geldi” şeklinde kaydedilmesini önler. Her kalemin nerede hazırlandığı, hangi belgeye bağlandığı ve teslimde nasıl kapatıldığı görülebilir hale gelir. Böylece eksik teslimat iddiası ortaya çıktığında değerlendirme, hatırlamaya değil izlenebilir kayda dayanır.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön