Teslimat planı kapıdan önce başlar
Kamu kurumlarına yapılan sevkiyatlarda araç ve rota planı tek başına yeterli değildir. Kurumun mal kabul saatleri, randevu zorunluluğu, giriş prosedürleri, teslim noktası ve görevli iletişim bilgileri sevk emrinin parçası olarak ele alınmalıdır. Teslimat tarihi, kurumun kabul takvimiyle eşleştirilmeden araca yükleme yapılması; bekleme, yeniden sevk veya eksik kabul riski doğurabilir.
Satın alma sorumlusu için kısa kontrol listesi
- Sipariş veya sözleşme referansı sevk planına işlendi mi?
- Teslim adresi, bina girişi, kat ve mal kabul noktası teyit edildi mi?
- Randevu tarihi ve saat aralığı yazılı olarak alındı mı?
- Kurumda teslim almaya yetkili kişinin adı ve telefonu kayıtlı mı?
- Araç ölçüsü, yükleme kapasitesi ve giriş kısıtları kontrol edildi mi?
- İrsaliye, ürün listesi, garanti veya uygunluk belgeleri hazır mı?
- Palet, koli ve ürün etiketleri listeyle eşleşiyor mu?
Sevk emrini tek kayıt haline getirin
Sevkiyat numarası altında teslim adresi, teslim penceresi, ürün satırları, koli sayısı, taşıyıcı, araç ve özel talimatlar birlikte tutulmalıdır. Plan değişirse eski kayıt silinmemeli; değişiklik nedeni ve yeni teyit zamanı ayrıca işlenmelidir. Böylece gecikme veya kabul sorunu yaşandığında hangi bilginin ne zaman güncellendiği görülebilir.
Maliyet ile teslimat kalitesi arasında karar verirken yalnızca araç doluluğuna bakılmamalıdır. Birleştirilmiş sevkiyat taşıma giderini azaltabilir; ancak kurumun kabul penceresini kaçırıyorsa toplam operasyon maliyeti artabilir. Bu nedenle son kontrol, “Araç hazır mı?” sorusundan önce “Kurum bugün bu teslimatı kabul edebilir mi?” sorusuyla yapılmalıdır.
Bu içerik operasyonel rehber niteliğindedir; kurumun kendi sözleşme, kabul ve güvenlik prosedürleri ayrıca kontrol edilmelidir.