Teslimat tarihinden önce kabul koşullarını netleştirin
Kamu kurumlarına yapılan sevkiyatlarda yalnızca ürünün hazır olması yeterli değildir. Teslim noktası, kabul saatleri, randevu zorunluluğu, giriş prosedürü, araç kısıtı ve teslim evrakı önceden doğrulanmalıdır. Satın alma sorumlusu, teslimat planını oluştururken kurumun ilgili biriminden güncel kabul bilgilerini yazılı olarak almalı ve bu bilgileri sevkiyat kaydına bağlamalıdır.
İlk kontrol için şu alanlar tek tabloda tutulabilir:
- Kurum, birim ve açık teslimat adresi
- İrtibat kişisi, telefon ve e-posta
- Randevu tarihi, saat aralığı ve teyit tarihi
- İrsaliye, fatura, kalite belgesi veya özel form gereklilikleri
- Araç tipi, sürücü bilgisi ve giriş kısıtları
- Teslim şekli, imza-kaşe uygulaması ve kısmi kabul ihtimali
Yükleme planını teslim noktasına göre kurun
Sevkiyat emri hazırlanırken ürün miktarı kadar palet veya koli düzeni, toplam hacim, ağırlık ve araç kapasitesi de kontrol edilmelidir. Birden fazla kamu noktasına teslimat yapılacaksa duraklar; kabul saati, kapanış zamanı, rota mesafesi ve bekleme riski dikkate alınarak sıralanmalıdır. Erken kapanan noktaların öne alınması, her durak için ayrı etiketleme yapılması ve plan içine makul bir zaman payı eklenmesi operasyonu daha dayanıklı kılar.
Randevu değişikliği, eksik evrak veya araç arızası gibi durumlarda yeni planın eski planın üzerine yazılması yerine değişiklik nedeni, onaylayan kişi ve yeni teslimat zamanı ayrıca kaydedilmelidir. Böylece hangi bilginin ne zaman güncellendiği izlenebilir kalır.
Sevk öncesi kısa kontrol listesi
Bu liste hukuki değerlendirme yerine operasyonel hazırlık aracıdır. Kurumun sözleşme ve teslim prosedürleri her sevkiyatta ayrıca incelenmelidir.
- Sipariş satırları ile sevk emri eşleşiyor mu?
- Ürün, miktar, paket ve etiket bilgileri doğrulandı mı?
- İrsaliye ve gerekli ek belgeler hazır mı?
- Randevu kurum tarafından teyit edildi mi?
- Araç, sürücü ve giriş bilgileri paylaşıldı mı?
- Teslimde imza, kaşe, fotoğraf veya elektronik kayıt gerekecek mi?
- Teslim sonrası kanıt ve varsa istisna kaydı arşivlenecek mi?