İçerik
Kamu kurumlarına yapılan teslimatlarda sevkiyat planı, ürünün depodan çıkmasından önce tamamlanması gereken bir kontrol sürecidir. Kurumun kabul saatleri, güvenlik prosedürleri, araç bilgileri ve teslim alacak birim netleşmeden yapılan sevkler; bekleme, yeniden yönlendirme veya tutanakta eksik kayıt riskini artırabilir. Taşıma belgelerinde alıcı bilgileri, koli adedi, ürün tanımı ve özel taşıma notlarının açık bulunması da operasyonun izlenebilirliğini güçlendirir.
Sevk öncesi beşli kontrol
- Sipariş veya sözleşme kapsamındaki kalemler, miktar ve birim bilgileriyle son kez karşılaştırılmalı.
- Kurumun teslimat adresi, giriş kapısı, çalışma saatleri ve randevu yöntemi teyit edilmeli.
- Araç plakası, sürücü bilgisi ve gerekiyorsa yardımcı personel bilgisi önceden paylaşılmalı.
- İrsaliye, ürün listesi, garanti veya teknik belgeler tek bir sevkiyat dosyasında toplanmalı.
- Koli, palet ve paket sayısı fiziksel sayımla doğrulanmalı.
Randevuyu kayıtlı bir taahhüde dönüştürün
Randevu yalnızca telefonla alınmış bir bilgi olarak bırakılmamalıdır. Tarih, saat aralığı, görüşülen kişi, kurum birimi, araç bilgisi ve özel talimatlar kısa bir kayıt formuna işlenebilir. Randevu değişirse eski kayıt silinmek yerine değişiklik nedeni ve yeni zaman bilgisiyle güncellenmelidir. Böylece sevkiyat ekibi ile satın alma sorumlusu aynı veriyi kullanır. Taşıyıcıya verilen yükleme adresi, teslimat noktası ve elleçleme notları da yazılı paylaşılmalıdır.
Teslimat günü için kapanış adımları
Araç çıkmadan önce koli sayısı ve belge dosyası ikinci bir kişi tarafından kontrol edilmeli; teslim noktasına varıldığında bekleme başlangıç saati not edilmelidir. Teslim sırasında ürünlerde görünür hasar, eksik koli veya ambalaj bozulması varsa durum imzalı kayda geçirilmelidir. Gün sonunda randevu teyidi, sevk belgesi, teslim tutanağı ve varsa fotoğraf kaydı aynı dosyada birleştirilmelidir. Bu çalışma hukuki değerlendirme yerine operasyonel kayıt disiplini sağlar.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön