Teslimat tarihini değil, teslimat penceresini planlayın
Kamu kurumlarına yapılan sevkiyatlarda yalnızca son teslim tarihini bilmek yeterli değildir. Kurumun mal kabul saatleri, güvenlik giriş prosedürü, araç ölçü veya tonaj sınırlamaları, yük boşaltma alanı ve teslim alacak yetkilinin uygunluğu önceden netleştirilmelidir. Sipariş veya sözleşmede belirtilen teslim koşulları, kurumla yapılan yazışmalar ve varsa randevu teyidi aynı dosyada tutulmalıdır.
Satın alma sorumlusu için pratik liste
Sevk kararı verilmeden önce aşağıdaki alanları kontrol edin:
- Kurumun açık adresi, giriş kapısı, irtibat kişisi ve telefon bilgisi
- Randevu tarihi, saat aralığı ve teslim kabul biriminin çalışma zamanı
- Sipariş veya sözleşme numarası ile teslim edilecek kalemlerin listesi
- Sevk irsaliyesi, paket listesi, garanti veya ürün belgeleri
- Araç plakası, sürücü bilgisi ve gerekiyorsa araç giriş kaydı
- Ambalaj üzerindeki koli numarası ile paket listesindeki eşleşme
- Eksik, hasarlı veya farklı ürün çıkması halinde izlenecek bildirim yöntemi
Sevk günü ve teslim anı
Araç yüklenirken her koli, palet veya ürün birimi sipariş satırına bağlanmalı; fotoğraf, koli numarası ve miktar kaydı alınmalıdır. Kuruma varıştan önce randevu yeniden teyit edilerek gecikme ihtimali varsa yetkiliye yazılı bildirim yapılmalıdır. Teslim sırasında imzalanan belgede teslim tarihi, teslim alan kişinin adı ve görevi, ürün adedi ve varsa çekince veya hasar notu bulunmalıdır.
Dosyayı teslimden sonra kapatın
Teslim tutanağı, imzalı sevk belgesi, teslim fotoğrafları, yazışmalar ve varsa uygunsuzluk kaydı tek klasörde saklanmalıdır. DMO’nun satın alma ve satış işlemleri yönergesinde teslim sonrası malzeme muayene/kabul ve teslim-tesellüm tutanağı ile sevk irsaliyesinin ilgili birimlere iletilmesine ilişkin süreç yer almaktadır. Bu nedenle teslimatı yalnızca aracın kuruma ulaşmasıyla değil, belge zincirinin tamamlanmasıyla kapatmak daha sağlıklı bir uygulamadır. İç prosedürler, sözleşme ve kurumun özel talepleri her zaman ayrıca kontrol edilmelidir. Bu içerik hukuki danışmanlık niteliği taşımaz.