Her sipariş satırına bir teslim kimliği verin
Çok kalemli sevkiyatlarda en sık görülen hata, farklı ürünlerin aynı koli veya palet içinde izlenemez hale gelmesidir. Sevkiyat öncesinde her sipariş satırına ürün kodu, miktar, koli numarası ve varsa seri/lot bilgisi verin. Aynı sipariş birden fazla araçla gönderilecekse her araca ayrı sevk numarası tanımlayın.
Pratik kayıt yapısı şu alanları içerebilir:
Koli listesinde gönderici ve alıcı bilgileri yanında sipariş numarası, ürün tanımı, miktar, koli sayısı ve paket numarası yer almalıdır. ([acquisition.gov](https://www.acquisition.gov/gsam/552.211-77))
- Sipariş veya sözleşme numarası
- Satır numarası ve ürün kodu
- Sipariş miktarı
- Sevk edilen miktar
- Koli/palet numarası
- Araç veya irsaliye bilgisi
- Eksik, fazla, hasarlı miktar
- Tamamlama tarihi ve sorumlusu
“Koli geldi” ile “sipariş tamamlandı”yı ayırın
Toplam koli sayısı doğru olsa bile bir ürün satırı eksik, başka bir ürün fazla veya yanlış model olabilir. Bu nedenle teslim alma sırasında üç ayrı sayım yapılmalıdır:
1. Koli ve palet adedi 2. Ürün kodu ve miktar kontrolü 3. Teknik şartname ve sipariş satırı kontrolü
Alıcı birim, teslim belgelerini sipariş ve sözleşme gerekleriyle karşılaştırmalı; miktar, kalite ve taşıma hasarını ayrıca incelemelidir. Uyuşmazlıklar teslim kaydına yazılmalı ve eksik satır tamamlanana kadar sipariş kapatılmamalıdır. ([about.usps.com](https://about.usps.com/manuals/spp82009/html/spp4_033.htm))
Eksikleri görünür tutan takip tablosu kurun
Eksik teslimatlarda yeni sevkiyatın önceki kayıttan kopması sık rastlanan bir sorundur. Bunun önüne geçmek için “açık kalan satırlar” tablosu oluşturun. Her kayıt için eksik miktar, sorumlu kişi, tedarikçi teyit tarihi, beklenen sevk tarihi ve kapanış belgesi tutulmalıdır. Tamamlama sevkiyatı geldiğinde yalnızca yeni irsaliye değil, önceki eksiklik kaydı da referans gösterilmelidir.
Birden fazla sevkiyatın aynı gün ve aynı sözleşme kapsamında birleştirildiği durumlarda dahi her araç veya yük için izlenebilir bir numara kullanılması, teslim doğrulamasını kolaylaştırır. Resmî tedarik uygulamalarında sevkiyat, teslim alma ve paket listesi kayıtlarının birlikte kullanılması bu izlenebilirliği destekler. ([acquisition.gov](https://www.acquisition.gov/dfars/appendix-f-material-inspection-and-receiving-report))
Son kapanışta sorumlu kişi, tüm satırların “tam”, “kısmi”, “hasarlı” veya “incelemede” durumlarından biriyle işaretlendiğini kontrol etmelidir. Kayıt düzeni, teslimatın hukuki kabulü yerine operasyonel izlenebilirlik sağlar.