Kabul, sevkiyattan önce hazırlanmaya başlar
Mal alımlarında muayene ve kabul süreci, ürünün idareye ulaşmasından sonra başlayan tekil bir kontrol değildir. KİK mevzuat sayfasında mal alımı uygulama yönetmelikleri ile Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğe erişim sağlanmaktadır. Yönetmelik; ara denetim, muayene ve kabul işlemlerinin esaslarını düzenleyen temel metinlerden biridir. ([ihale.gov.tr](https://ihale.gov.tr/Mevzuat.aspx))
Yeni ekip için beş klasörlü yapı
Teklif dosyasını aşağıdaki beş bölümde kurmak, kabul aşamasında belge arama süresini kısaltır:
1. **İhale dokümanı:** İlan, idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı, ekler ve zeyilnameler. 2. **Teknik uygunluk:** Ürün teknik föyleri, kataloglar, uygunluk veya kalite belgeleri, üretici yazıları ve gerekiyorsa numune kayıtları. 3. **Ticari teklif:** Teklif cetveli, birim fiyatlar, miktarlar, teslim süresi, garanti ve ödeme koşullarına ilişkin kayıtlar. 4. **Sevk dosyası:** Sipariş teyidi, paketleme listesi, irsaliye, taşıma bilgisi ve ürünün seri/parti numaraları. 5. **Kabul dosyası:** Teslim tutanağı, muayene sonuçları, test raporları, uygunsuzluk yazışmaları ve düzeltici işlem kayıtları.
Her belgeyi bir kaleme bağlayın
Belge adının “teknik evrak” veya “ürün belgesi” olarak bırakılması yerine, dosya adı ve kayıt tablosunda ürün kodu, kalem numarası, miktar, model ve belge tarihini kullanın. Özellikle çok kalemli alımlarda aynı üreticiye ait farklı modellerin karışmaması için seri veya parti bilgisi sevk öncesinde alınmalıdır.
Teslimden önce şu kısa kontrol yapılabilir:
- Teklifte yazan model ile sipariş teyidi aynı mı?
- Teknik föydeki ölçü, kapasite veya sınıf şartnameyi karşılıyor mu?
- Belgenin üretici veya yetkili kuruluş kaynağı doğrulanabiliyor mu?
- İrsaliye miktarı teklif cetvelindeki miktarla eşleşiyor mu?
- Garanti, kullanım kılavuzu ve aksesuarlar teslim kapsamına dahil mi?
Uygunsuzluk halinde kayıt zincirini koruyun
Bir eksiklik tespit edilirse sözlü teyitle yetinmeyin; ürün, kalem, miktar, tespit tarihi ve yapılacak düzeltmeyi yazılı kayda bağlayın. Kabul tutanağına esas olacak belgelerin sonradan değiştirilmesini önlemek için revizyon tarihlerini saklayın. Bu rehber genel uygulama önerisidir; somut alımda sözleşme ve güncel mevzuat hükümleri esas alınmalıdır.