Sevkiyattan önce teslim noktası dosyasını tamamlayın
Teslimat planı yalnızca bir tarih ve adres bilgisinden oluşmaz. Satın alma sorumlusu, sevkiyat emrini oluşturmadan önce kurumun teslim alma koşullarını teyit etmelidir. Özellikle kampüs, şantiye, hastane, depo veya güvenlik kontrollü tesislerde araç giriş prosedürü ayrıca sorulmalıdır.
Kontrol listesine şu alanları ekleyin:
Teslim zamanı, mümkünse sipariş veya bildirim alındıktan sonra hesaplanan net bir dönem olarak kayda alınmalıdır; belirsiz “en kısa sürede” ifadeleri operasyon planını zayıflatır. ([acquisition.gov](https://www.acquisition.gov/gsam/511.401))
- Kurum ve birim adı
- Açık teslimat adresi ve varsa kapı/ambar bilgisi
- Teslim sorumlusu ve telefon numarası
- Randevu gerekip gerekmediği
- Kabul saatleri ve tatil/kapalı gün bilgisi
- Araç boyutu, yükleme-boşaltma imkânı
- Sipariş, sözleşme veya talep numarası
- Gerekli sevk belgeleri
Randevuyu teyit numarasıyla yönetin
Randevu alınmışsa tarih, saat aralığı, tesis adı, araç tipi ve görüşülen kişi tek bir sevkiyat kaydında tutulmalıdır. Elektronik randevu sistemleri kullanılıyorsa ekran görüntüsü veya onay e-postası dosyalanmalıdır. Randevu yönteminin tesise göre değişebileceği unutulmamalıdır; bazı tesisler telefonla, bazıları elektronik kanal üzerinden işlem kabul eder. Araç ölçülerinin tesis rampasıyla uyumu da önceden doğrulanmalıdır. ([about.usps.com](https://about.usps.com/publications/pub804/pub804_c3_004.htm))
Teslim anında üçlü kontrol yapın
Araç tesise ulaştığında sürücüde en azından sevk belgesi, sipariş veya teslimat referansı ve koli/palet listesi bulunmalıdır. Koli listesinde gönderici, alıcı, sipariş numarası, ürün tanımı, miktar, koli sayısı ve paket numarası gibi bilgiler yer almalıdır. ([acquisition.gov](https://www.acquisition.gov/gsam/552.211-77))
Teslim alma sırasında:
1. Koli ve palet sayısını sayın. 2. Dış hasar, açılma veya yeniden bantlama izlerini fotoğraflayın. 3. Eksik, fazla veya hasarlı kalemleri teslim kaydına açıkça yazdırın. 4. Teslim alan kişinin adı, imzası ve tarihi alın. 5. İmzalı belgeyi aynı gün dijital arşive aktarın.
Teslim kaydı, ürünün teknik olarak kesin kabul edildiğini tek başına göstermez. Bu nedenle teslim alma, muayene ve varsa eksik tamamlama kayıtları birbirinden ayrılmalıdır.