Dosyayı dört ana kayıt üzerine kurun
İzlenebilir bir tedarik dosyası, belgelerin rastgele toplandığı bir klasör değil; kararların hangi veriye dayanarak alındığını gösteren düzenli bir akıştır. Dosyanın omurgası dört kayıttan kurulabilir: ihtiyaç kaydı, teklif karşılaştırması, sipariş teyidi ve teslim-kabul kaydı.
İhtiyaç kaydında ürün tanımı, miktar, kullanım yeri, gerekli tarih ve teknik zorunluluklar yer alır. Teklif karşılaştırmasında tedarikçi, fiyat, vergi ve nakliye koşulu, teslim süresi, garanti, teknik uygunluk ve belirsiz noktalar birlikte görünmelidir.
Maliyet, kalite ve termin aynı tabloda
Sadece birim fiyatı karşılaştırmak yerine toplam maliyet hesabı yapılmalıdır. Nakliye, montaj, devreye alma, test, stokta bekleme ve olası iade maliyetleri ayrı sütunlarda gösterilebilir. Kalite için numune sonucu, teknik belge durumu, geçmiş uygunsuzluklar ve kabul kriterleri kaydedilmelidir. Termin tarafında ise tedarikçinin beyan ettiği tarih ile ihtiyaç duyulan tarih yan yana yazılmalıdır.
Örneğin bir el aleti setinde düşük fiyatlı teklifin teslimi belirsiz, garanti kapsamı sınırlı ve aksesuar listesi eksik olabilir. Daha yüksek fiyatlı teklif ise tam içerik, teyitli sevk tarihi ve yerel servis desteği sunabilir. Bu durumda karar, yalnızca fiyat farkı üzerinden değil, bekleme ve eksik ürün riskinin operasyon etkisi üzerinden değerlendirilir.
Sevk ve teslim aşamasını kapatın
Sipariş onayından sonra model, miktar, paket içeriği ve teslim adresi yeniden teyit edilmelidir. Sevk öncesi kayıt; irsaliye, koli listesi, taşıyıcı bilgisi ve planlanan teslim tarihini içermelidir. Teslim alındığında koli sayısı ile kalem listesi karşılaştırılmalı, görünür hasar fotoğraflanmalı ve eksik veya farklı ürünler tutanakta belirtilmelidir.
Dosya, “teslim edildi” kaydıyla kapanmaz. Uygunluk, garanti belgeleri, fatura eşleşmesi, varsa uygunsuzluk aksiyonu ve sorumlu kişinin kapanış onayı da eklenmelidir. Böylece satın alma, kalite ve operasyon ekipleri aynı olayın farklı kayıtlarını değil, aynı dosyanın ortak kanıtlarını kullanır.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön