Süreci sözleşme dosyasıyla başlatın
Sözleşme imzalandıktan sonra ilk işlem, teklif dosyasındaki bilgileri tekrar etmek değil; uygulanabilir bir sipariş ve teslimat planı oluşturmaktır. Sözleşme, teknik şartname, teklif cetveli, varsa açıklamalar, teslim adresi ve irtibat kişileri tek klasörde toplanmalıdır. Sipariş açılmadan önce ürün kalemleri, miktarlar, birimler, teslim tarihleri ve istenen belgeler satır bazında kontrol edilmelidir.
Sözleşme yönetiminde görevlerin, risklerin, raporlama düzeninin ve teslimat takibinin önceden belirlenmesi önerilir. Bu yaklaşım, operasyon ekibinin kiminle, hangi kayıt üzerinden ve hangi tarihte iletişim kuracağını netleştirir. ([gov.uk](https://www.gov.uk/government/publications/government-functional-standard-govs-008-commercial-and-commercial-continuous-improvement-assessment-framework/government-functional-standard-govs-008-commercial-html))
Sipariş formunu kontrol noktası yapın
Sipariş kaydında en az şu alanlar bulunmalıdır:
Tedarikçiye gönderilen sipariş, sözleşmedeki yükümlülüklerle aynı dili kullanmalıdır. Sonradan yapılan değişiklikler e-posta notu olarak bırakılmamalı; yetkili onay, tarih ve değişen kalem açıkça kaydedilmelidir.
- Sözleşme ve sipariş numarası
- Kalem, miktar, birim ve teknik tanım
- Teslim yeri, zaman penceresi ve teslim sorumlusu
- Ambalaj, etiketleme ve sevk belgesi beklentileri
- Ürünle birlikte sunulacak garanti, uygunluk veya test belgeleri
Teslim günü yalnızca koli saymayın
Teslimatta irsaliye, paket listesi, sipariş kaydı ve ürün belgeleri birlikte karşılaştırılmalıdır. Miktar doğru olsa bile model, ölçü, aksesuar, etiket veya belge eksikliği varsa kayıt “tamamlandı” olarak kapatılmamalıdır. Uygun olmayan ürünler için fotoğraf, tutanak, eksiklik açıklaması ve tedarikçiye bildirim tarihi oluşturulmalıdır.
Kabulden önce yapılan kontrol, ödeme ve kapanış kayıtlarının dayanağıdır. Bu metin genel operasyon rehberidir; sözleşme hükümleri ve ilgili idari süreçler ayrıca incelenmelidir.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön