İlk dosya: sözleşme ve sipariş özeti
Sözleşme imzalandıktan sonra ekip, tüm metni günlük operasyonun tek aracı olarak kullanmak yerine bir uygulama özeti hazırlamalıdır. Bu özette iş kalemleri, miktarlar, teknik dokümanlar, teslim yerleri, takvim, bildirim yöntemleri, kabul koşulları, garanti ve faturalama için gerekli bilgiler yer alabilir. Özet, sözleşmenin yerine geçmez; ekip içi takip aracıdır. Her sipariş açılışında ilgili madde veya ek dokümana referans verilmelidir.
Beş adımlı uygulama akışı
1. **Sipariş talebini doğrula:** İstenen ürünün sözleşme kapsamındaki kalem, miktar ve teknik tanımla uyumunu kontrol edin. 2. **Tedarikçiye yazılı sipariş geç:** Sipariş numarası, teslim adresi, istenen tarih, paketleme ve belge beklentilerini açıkça belirtin. 3. **Tedarikçi teyidini al:** Stok, üretim, sevk ve varsa kısmi teslim planını kayıt altına alın. 4. **Teslimatı hazırlayın:** Saha veya depo sorumlusunu, randevuyu, indirme koşullarını ve kontrol belgelerini önceden bilgilendirin. 5. **Kabul dosyasını kapatın:** İrsaliye, teslim tutanağı, sayım sonucu, uygunsuzluk kaydı, fotoğraf ve varsa test belgelerini aynı dosyada toplayın.
Yeni başlayanlar için günlük takip tablosu
Her sipariş için durum sütunları oluşturulabilir: “sipariş açıldı”, “teyit bekleniyor”, “üretimde”, “sevkiyata hazır”, “teslim edildi”, “muayene bekliyor”, “kabul edildi” ve “fatura kontrolünde”. Her değişiklikte tarih, sorumlu kişi ve açıklama eklenmelidir. Geciken siparişlerde yalnızca tedarikçiyi aramak yerine etkilenebilecek saha faaliyetleri ve alternatif planlar da belirtilmelidir.
Hata önleme kontrolü
Yeni ekiplerin en sık yaptığı hatalar; sözleşme ekiyle sipariş bilgisini karşılaştırmamak, teslim adresini güncel tutmamak, kısmi teslimi kayıt altına almamak ve fiziksel kabul tamamlanmadan ödeme sürecini başlatmaktır. Teslim belgesinin ürün ve miktarı açıklaması, imzanın teslim tarihi açısından kayıt değeri taşıması ve fatura kontrolünün teslim belgesiyle ilişkilendirilmesi iyi bir temel oluşturur. Kamu alımlarında bu genel akış, ilgili kurumun iç prosedürleri ve alım dokümanındaki özel hükümlerle birlikte uygulanmalıdır.