Stok bilgisini ürün koduyla teyit edin
“Stokta var” ifadesi, tek başına yeterli bir teslimat güvencesi değildir. Teyitte ürün kodu, model, revizyon, miktar, depo konumu, rezerve edilen miktar ve sevk edilebilir tarih bulunmalıdır. Aynı ürün ailesinin farklı kapasite veya bağlantı seçenekleri varsa, stok bilgisinin teknik şartname maddesiyle eşleştirilmesi gerekir.
Şartname-belge karşılaştırması yapın
Kontrol sırası şu şekilde kurulabilir: 1. Teknik şartnamedeki kritik kriterleri listeleyin. 2. Tedarikçinin teklifindeki ürün kodunu kaydedin. 3. Üretici katalog veya teknik föyünde aynı kodu bulun. 4. Uygunluk, standart ve piyasaya arz belgelerini kontrol edin. 5. Belgedeki model, kapasite ve revizyonun teklif ile aynı olduğunu doğrulayın. 6. Eksik veya çelişkili noktalar için yazılı açıklama isteyin.
KİK Akademi dokümanında, katalogda bulunmayan teknik kriterler için ayrıca kanıtlayıcı belge veya açıklama sunulması gerektiği belirtilmektedir. Bu yaklaşım, özel sektör tedariklerinde de belge kontrolü için yararlı bir çalışma standardı oluşturur.
Termin teyidini sevkiyat planına bağlayın
Termin tarihi; üretim, kalite kontrol, paketleme, taşıma ve teslim kabul aşamalarını içeren gerçekçi bir takvim olarak ele alınmalıdır. Tedarikçiden yalnızca “şu tarihte göndeririz” yanıtı değil, hazırlanma ve çıkış tarihlerini içeren yazılı plan alınmalıdır. Kritik siparişlerde alternatif ürün veya ikinci tedarikçi senaryosu önceden değerlendirilmelidir.
Son kontrolü teslimden önce yenileyin
Sevkiyat öncesinde ürün etiketi, koli listesi, miktar, seri numarası ve teknik belgeler yeniden karşılaştırılmalıdır. Stok teyidi ile sevk edilen ürün arasında fark varsa teslimat durdurulmalı veya fark, yetkili kişilerin yazılı onayıyla yönetilmelidir.