Stok bilgisi ile sevke hazır ürün aynı şey değildir
Tedarikçinin sisteminde “stokta” görünen bir ürün; başka siparişe ayrılmış, farklı modelde, eksik aksesuarla veya sevk öncesi kalite kontrol bekliyor olabilir. Bu nedenle satın alma ekibi stok bilgisini yalnızca sözlü beyan olarak değil, ürün ve belge eşleşmesiyle teyit etmelidir.
Termin teyidini üç aşamaya bölün
**Birinci aşama: ürün kimliği.** Ürün kodu, marka-model, teknik varyant, ölçü, kapasite, renk veya sınıf bilgisi şartnameyle karşılaştırılır. Eşdeğer ürün söz konusuysa hangi kriterlerin aynı, hangilerinin farklı olduğu yazılı biçimde gösterilir.
**İkinci aşama: fiziksel ve ticari stok.** Tedarikçiden mevcut miktarın, ayrılmış miktarın, depolama yerinin ve sevke hazır tarihinin teyidi istenir. Kritik alımlarda seri veya parti numarası ile güncel ürün fotoğrafı, depo kayıt özeti ya da üretici stok teyidi gibi kanıtlar değerlendirilebilir.
**Üçüncü aşama: sevk planı.** Paketleme tarihi, taşıyıcı, teslim adresi, randevu gerekliliği, koli veya palet sayısı ve teslim sorumlusu tek bir sevk teyit formunda toplanır. Termin; “en kısa sürede” gibi yoruma açık ifadeler yerine belirli tarih veya sözleşmede kullanılan ölçüyle yazılmalıdır.
Teknik şartnameyi ürün belgesiyle satır satır eşleştirin
Aşağıdaki tablo pratik bir doğrulama omurgası sağlar:
KİK Akademi, teknik şartnamede teknik yeterliğe ilişkin belgeler ile ambalaj, etiketleme, kullanım kılavuzu, montaj ve satış sonrası hizmetlere yönelik düzenlemeler yapılabileceğini belirtmektedir. Bu nedenle ürün belgesi yalnızca teklif aşamasında değil, teslim ve kabul planında da kullanılmalıdır. ([ekapakademi.kik.gov.tr](https://ekapakademi.kik.gov.tr/wp-content/uploads/2024/07/Mal-Alimi-Ihaleleri-Ozel-Hukumler-V1.2.pdf))
- Şartname maddesi,
- Ürünün karşılık gelen teknik değeri,
- Belge adı ve sayfa veya bölüm bilgisi,
- Ürün üzerindeki kimlik bilgisi,
- Kabulde yapılacak kontrol,
- Sorumlu kişi ve teyit tarihi.
Son kontrol: belge, ürün ve sevk aynı dili konuşuyor mu?
Sevk öncesinde teklif edilen model, sipariş teyidi, teknik föy, garanti belgesi, irsaliye ve paketleme listesi aynı ürün tanımını taşımalıdır. Bir belgede geçen model kodu diğerinde farklıysa sevk durdurulmalı ve yazılı açıklama alınmalıdır. Böylece termin baskısı altında yanlış ürünün kabul sürecine taşınması önlenir.
Bu içerik operasyonel rehber niteliğindedir; özel sözleşme hükümleri ve ilgili güncel mevzuat ayrıca kontrol edilmelidir.