Teklifi dört başlıkta inceleyin
Fiyat, tedarikçi değerlendirmesinin yalnızca bir bölümüdür. Karar öncesinde maliyet; teknik uygunluk, teslimat kabiliyeti, kurumsal süreklilik ve satış sonrası destekle birlikte ele alınmalıdır. Ürünün standartlara ve şartnameye uygunluğunu gösterecek belgelerin bulunması, düşük fiyat kadar önemlidir.
Satın alma kontrol listesi
Aşağıdaki başlıklar puanlanarak veya “uygun / takip gerekli / uygun değil” şeklinde işaretlenerek kullanılabilir:
- **Teknik yeterlilik:** Ürün özellikleri, standartlar, test raporları ve uyumluluk belgeleri açık mı?
- **Termin güvenilirliği:** Stok seviyesi, üretim süresi, sevkiyat noktası ve alternatif tedarik planı teyit edildi mi?
- **Kalite sürekliliği:** Aynı ürün kodu ve revizyonun teslim edileceği garanti ediliyor mu?
- **Belge disiplini:** Teklif, katalog, fatura ve teslim evrakındaki unvan ve ürün bilgileri tutarlı mı?
- **Finansal ve operasyonel dayanıklılık:** Tedarikçi, sipariş hacmini ve teslim takvimini karşılayabilecek organizasyona sahip mi?
- **İletişim ve eskalasyon:** Gecikme veya uygunsuzluk hâlinde yetkili kişi ve yanıt süresi belli mi?
- **Satış sonrası destek:** Garanti, servis, yedek parça ve iade prosedürü yazılı mı?
Puanlama tek başına karar vermemeli
Bir tedarikçi fiyat açısından öne çıkarken teslimat veya belge riskinde geride kalabilir. Bu nedenle kritik kalemlerde asgari koşullar ayrıca tanımlanmalıdır. Örneğin zorunlu uygunluk belgesi bulunmuyorsa yüksek fiyat avantajı bu eksikliği telafi etmemelidir.
Değerlendirme sonucu; teklif, yazışmalar, teyitler ve varsa geçmiş performans kayıtlarıyla birlikte saklanmalıdır. Böylece satın alma kararı yalnızca kişisel kanaate değil, izlenebilir verilere dayanır.