Ucuz teklif neden tek başına yeterli değildir?
Tedarikçi seçimi, fiyat karşılaştırmasının yanında teslimatın sürekliliğini ve toplam operasyon maliyetini de dikkate almalıdır. Düşük birim fiyat; gecikme, eksik sevk, uygunsuz ürün, yeniden taşıma veya kabulde bekleme gibi sonuçlarla toplam maliyeti yükseltebilir. Bu nedenle satın alma değerlendirmesinde ölçülebilir ve önceden tanımlanmış kurumsal kriterler kullanılmalıdır.
Altı başlıkta değerlendirme yapın
Satın alma sorumlusu, her tedarikçi için aynı kanıtları istemeli ve sonuçları tek tabloda karşılaştırmalıdır:
- **Teknik uyum:** Ürün şartnameyi, standartları ve kullanım amacını karşılıyor mu? Teknik föy ile teklif edilen model birbiriyle örtüşüyor mu?
- **Teslimat kapasitesi:** Stokta görünen miktar gerçekten ayrılmış mı? Üretim ve sevk için teyitli tarih verilebiliyor mu?
- **Kalite sistemi:** Uygunluk belgeleri, test raporları, parti/seri izlenebilirliği ve ürün değişiklik bildirimi yönetilebiliyor mu?
- **Belge disiplini:** Teklif, proforma, irsaliye, garanti belgesi ve kullanım kılavuzu aynı ürün tanımıyla hazırlanabiliyor mu?
- **Finansal ve ticari dayanıklılık:** Fiyatın geçerlilik süresi, ödeme koşulları, kur veya hammadde riskleri ve olağanüstü durum yaklaşımı açık mı?
- **İletişim ve sorumluluk:** Tek bir yetkili kişi var mı? Sorun halinde yanıt süresi ve düzeltici işlem yöntemi tanımlı mı?
Puanlamayı kanıta bağlayın
Her başlığı 0’dan 3’e kadar puanlamak yeterli olabilir: 0 belge veya teyit yok, 1 sınırlı kanıt, 2 kabul edilebilir kanıt, 3 güçlü ve doğrulanabilir kanıt. Ancak puanlama, mevzuat veya ihale dokümanında zorunlu tutulmayan bir kriteri sonradan keyfi biçimde uygulama aracı haline getirilmemelidir. Kamu alımlarında rekabet ve eşit muamele ilkeleri gözetilmeli; özel sektör satın almalarında ise kriterler sipariş veya çerçeve sözleşme öncesinde yazılı hale getirilmelidir. Bu yaklaşım, KİK’in temel ilkeler arasında saydığı saydamlık, rekabet, eşit muamele ve kaynakların verimli kullanılması anlayışıyla uyumludur. ([ekapakademi.kik.gov.tr](https://ekapakademi.kik.gov.tr/wp-content/uploads/2024/10/4734-Ortak-Hukumler-V1.4.pdf))
Karar öncesi kısa kontrol
Bu liste, tek başına tedarikçi onayı yerine geçmez; satın alma politikanıza ve ilgili sözleşmeye göre uyarlanmalıdır.
- En az iki bağımsız kaynaktan stok veya üretim durumu doğrulandı mı?
- Termin, takvim günü veya iş günü olarak açıkça yazıldı mı?
- Eşdeğer ürün teklifinde model, teknik özellik ve garanti karşılaştırıldı mı?
- Sevk öncesi belge seti ve teslim sorumlusu belirlendi mi?
- Gecikme veya uygunsuzluk halinde iletişim ve düzeltme kanalı kayıtlı mı?