Hesabı üç seviyede kontrol edin
İlk seviye satır kontrolüdür: miktar ile birim fiyat çarpılır ve kalem toplamı hesaplanır. İkinci seviye, tüm kalem toplamlarının ara toplamla karşılaştırılmasıdır. Üçüncü seviye ise cetveldeki toplamın teklif formu, ticari teklif ve iç maliyet tablosuyla aynı olup olmadığının incelenmesidir.
Kontrol tablosunda şu sütunların bulunması yararlıdır:
- Kalem numarası ve ürün kodu,
- Miktar ve ölçü birimi,
- Birim fiyat,
- Satır toplamı,
- Vergi veya diğer maliyet notu,
- Belge referansı,
- İkinci kontrolü yapan kişi.
Birim ve miktar dönüşümlerini açıkça yazın
Adet, takım, set, metre, kilogram veya koli gibi birimler birbirine karıştırılmamalıdır. Koli içi adet, set kapsamı ve paket miktarı ürün belgesinden doğrulanmalıdır. “1 set” ifadesinin hangi parçaları içerdiği belirsizse fiyat karşılaştırması hatalı sonuç verir. Miktar değişikliği veya alternatif paket önerisi, teklif tablosunda not düşülmeden kullanılmamalıdır.
Yuvarlama işlemleri de ayrıca kontrol edilmelidir. KİK kararlarında birim fiyat ve miktar çarpımından oluşan tutarların teklif cetvelindeki toplamlarla uyumlu olması gerektiği yönündeki değerlendirmeler, hesaplamanın otomatik formüller ve ikinci kişi kontrolüyle doğrulanmasının önemini gösterir. Uygulanacak parasal yuvarlama kuralı için ilgili ihale dokümanı ve güncel mevzuat esas alınmalıdır.
Teknik şartnameyi ürün belgesine bağlayın
Her kalem için teknik şartname maddeleri bir uygunluk matrisi içinde gösterilmelidir. Örneğin “minimum kapasite” satırında şartname değeri, tedarikçi belgesindeki değer, belge sayfası ve kontrol sonucu ayrı alanlarda bulunabilir. Ürün belgesinde yalnızca seri adı yer alıyor, kesin model kodu bulunmuyorsa teyit istenmelidir.
Katalog, teknik föy veya uygunluk belgesi teklif edilen modelle aynı olmalıdır. Belge tarihi, revizyon numarası, üretici veya ithalatçı bilgisi ve gerekiyorsa yetkili satıcı ilişkisi kontrol edilmelidir. KİK uygulama kaynaklarında teknik şartnameye cevaplar, kataloglar, fotoğraflar ve numunelerin uygunluğun belirlenmesinde kullanılabileceği belirtilmektedir.
Göndermeden önce bağımsız kapanış yapın
Teklif dosyası gönderilmeden önce hesap kontrolünü yapan kişi ile teknik uygunluğu kontrol eden kişi mümkünse ayrılmalıdır. Son kontrolde dosyanın doğru sürümü, tüm kalemlerin bulunması, imza veya elektronik onay gereklilikleri ve teslim biçimi incelenmelidir. Bu yaklaşım genel bir kalite kontrol rehberidir; her ihalenin kendi teklif dokümanı ve güncel kuralları ayrıca değerlendirilmelidir.