Teyit kaydı neden teklif dosyasının parçasıdır?
Bir tedarikçinin “stokta var”, “şu tarihte göndeririz” veya “istenen teknik özelliği karşılar” şeklindeki beyanı, teklif hazırlığı açısından kritik olabilir. Ancak bu bilgiler kayıt altına alınmadığında fiyat, teslim süresi ve saha planı arasında kopukluk oluşabilir. Bu nedenle her teyit; tarih, görüşülen kişi, şirket, ürün kodu, miktar, geçerlilik süresi ve varsa istisnalarla birlikte dosyalanmalıdır.
Basit bir teyit formu kullanın
Teklif ekibi için ortak bir elektronik tablo veya form yeterli olabilir. Her satırda aşağıdaki alanlar bulunabilir:
Telefonla alınan bilgi varsa aynı gün kısa bir teyit e-postası gönderilmeli ve “yanıt bekleniyor” durumu açıkça işaretlenmelidir. Yanıt gelmeyen bilgi kesinleşmiş kabul edilmemelidir.
- Tedarikçi ve yetkili iletişim bilgisi;
- Ürün, model, teknik özellik ve miktar;
- Net fiyatın geçerlilik tarihi ve teslim koşulu;
- Hazır stok, üretim süresi veya ithalat riski;
- Sevk edilecek adres ve tahmini teslim tarihi;
- Garanti, servis ve belge durumu;
- Teyidin e-posta, teklif dosyası veya yazılı mesajla kanıtı.
Saha planı bu verilerle kurulmalı
Teklifte yazan teslim tarihi, tedarikçinin üretim ve sevk kapasitesiyle uyumlu olmalıdır. Ürünlerin farklı tarihlerde hazır olması halinde kısmi teslim, depolama, montaj sırası ve saha erişim koşulları ayrıca planlanmalıdır. Kritik ürünlerde tek bir tedarikçiden alınan teyit yeterli görülmemeli; alternatif ürün veya ikinci kaynak ihtimali değerlendirilmelidir. Sevk öncesinde son teyit alınarak stok, ambalaj, irsaliye içeriği ve teslim adresi yeniden doğrulanabilir.
Değişiklikleri görünür tutun
Fiyat veya teslim tarihi değiştiğinde eski kayıt silinmemeli; revizyon numarası ve değişiklik nedeni eklenmelidir. Böylece teklif ekibi hangi varsayımla fiyat verdiğini, saha ekibi hangi teslim planına göre hazırlandığını görebilir. Kayıt düzeni, tedarikçiyi bağlayan hukuki bir belge niteliğini her durumda taşımayabilir; bağlayıcı şartlar için sözleşme ve ilgili yazılı belgeler esas alınmalıdır.