Önce ürünün tam kapsamını çıkarın
Bir ürünün teknik şartnameye uygunluğu yalnızca ana cihazın veya ekipmanın özellikleriyle belirlenmez. Kullanım için zorunlu olan bağlantı parçaları, adaptörler, montaj elemanları, kablolar, koruyucu parçalar ve ilk kullanım sarfları da kapsam içinde değerlendirilmelidir. Teklif ekibi işe başlamadan önce şartnamedeki “birlikte verilecektir”, “dahil olacaktır” ve “kullanıma hazır teslim” ifadelerini ayrı bir listeye aktarmalıdır.
Basit bir kapsam tablosu şu başlıklardan oluşabilir:
Her kalem için miktar, model, teknik değer ve teslim şekli ayrıca yazılmalıdır. “Set halinde” veya “standart aksesuar” gibi belirsiz ifadeler, üretici kataloğundaki içerik listesiyle teyit edilmelidir.
- Ana ürün
- Standart aksesuar
- Zorunlu sarf malzemesi
- Opsiyonel parça
- İlk teslimatta bulunması gereken belge
- Garanti başlangıç koşulu
- Tedarik veya yenileme sorumluluğu
Sarf malzemesini kullanım süreciyle bağlayın
Sarf malzemeleri çoğu zaman ürün fiyatından ayrı düşünülür; ancak ekipmanın ilk çalıştırılması veya belirli süre kullanılması için zorunlu olabilir. Bu nedenle şartname, katalog ve teklif içeriği arasında şu sorular sorulmalıdır:
Belirsizlik varsa varsayım yapmak yerine yazılı açıklama istenmeli ve alınan yanıt teklif dosyasına eklenmelidir.
- İlk kullanım için gerekli sarf ürünleri teslimata dahil mi?
- Sarf malzemesinin miktarı veya teknik sınıfı belirtilmiş mi?
- Muadil ürün kullanılabiliyor mu, yoksa belirli bir teknik uyum mu aranıyor?
- Yenileme periyodu ve tedarik yöntemi açıklanmış mı?
- Kullanıcıya teslim edilecek yedek parça veya tüketim seti var mı?
Garanti ifadesini tek cümleyle geçmeyin
Garanti değerlendirmesinde sürenin yanında başlangıç tarihi, kapsam, hariç tutulan durumlar, servis yöntemi, müdahale koşulları ve parça temini incelenmelidir. Garanti belgesindeki ürün modeli ile teklif edilen model aynı olmalıdır. Seri numarası sonradan belirlenecekse bunun hangi kayıtla eşleştirileceği planlanmalıdır.
Son aşamada ekip, “var mı?” kontrolünden “kanıtlanabiliyor mu?” kontrolüne geçmelidir. Katalog sayfası, aksesuar listesi, garanti belgesi ve teklif kalemleri aynı dosyada birbirine referans vermelidir. Bu içerik genel bir operasyon rehberidir; belirli bir sözleşmenin garanti hükümleri ayrıca incelenmelidir.