Ana ürünün çevresindeki kapsamı görünür kılmak
Teklif hazırlama sürecinde en sık gözden kaçan alanlardan biri, ana ürünün çalışması için gereken tamamlayıcı kalemlerdir. Aksesuar, bağlantı elemanı, montaj aparatı, kablo, adaptör, yazılım, sarf malzemesi veya ilk kullanım seti ürünün fiilen kullanılabilmesi için zorunlu olabilir.
Yeni başlayan ekip, şartnameyi okurken her ana kalem için şu üç soruyu sormalıdır: Ürün tek başına çalışır mı? İlk kullanım için hangi sarflar gerekir? Teslim ve kurulum için ilave hizmet veya ekipman var mı? Yanıtlar teklif cetvelinde ayrı satırlara dönüştürülmelidir.
Garanti maddesini yalnızca süre olarak okumamak
Garanti süresi kadar kapsamı da önemlidir. Garanti; imalat hatası, montaj, servis müdahalesi, yedek parça, kullanıcı eğitimi veya sarf malzemelerini aynı şekilde kapsamayabilir. Bu nedenle “garantili” ifadesinin yanında aşağıdaki alanlar açıklanmalıdır:
Kamuya yönelik örnek teknik şartnamelerde garanti belgesi, uzun dönemli yedek parça ve servis temini gibi unsurların teklif dosyasında ayrıca istenebildiği görülmektedir. ([ksu.edu.tr](https://www.ksu.edu.tr/depo/duyuru_belge/2-%20V%C4%B0DEO%20LAR%C4%B0NGOSKOP%20SET%C4%B0_1702281127156736.pdf))
- Başlangıç tarihi,
- Kapsama giren parçalar ve hizmetler,
- Hariç tutulan kullanım koşulları,
- Arıza bildirim kanalı,
- Müdahale ve onarım yöntemi,
- Yedek parça ve servis temin koşulları.
Başlangıç ekibi için pratik kontrol tablosu
Dosyada şu sütunlar kullanılabilir: “Kalem”, “zorunlu mu?”, “miktar”, “birim”, “teklif fiyatına dahil mi?”, “teslim belgesi”, “garanti kapsamı” ve “sorumlu kişi”. Her satır için katalog, üretici yazısı, teklif eki veya servis taahhüdü gibi kanıtlar belirtilmelidir.
Fiyat karşılaştırmasında garanti, ücretsiz bakım, kullanıcı eğitimi, servis ağı, yedek parça ve sarf malzemesi gibi unsurların toplam değer üzerindeki etkisi ayrıca incelenebilir. TKDK rehberi bu tür unsurları, yalnızca birim fiyatla açıklanamayan teklif farklarını gerekçelendirmede kullanılabilecek başlıklar arasında saymaktadır. ([tkdk.gov.tr](https://www.tkdk.gov.tr/Content/File/BasvuruFiles/BasvuruPaketiHazirlamaDokumanlari/TeklifAlmaKurallari/TeklifAlmaKurallari302.pdf?v=639068449936088929))
Dosyayı teslim öncesi kapatmak
Son kontrol; eksik aksesuar, belirsiz sarf miktarı, kapsamı açıklanmamış garanti ve servis sorumluluğu bulunup bulunmadığını doğrulamalıdır. Ana ürünün teslim edilmesi, sistemin kullanıma hazır teslim edildiği anlamına gelmez. Kabul dosyasında ürün listesi, aksesuar listesi, kullanım kılavuzu, garanti belgesi ve varsa eğitim kaydı birlikte saklanmalıdır.
Bu rehber teklif ekiplerinin iç iş akışını sadeleştirmek içindir; sözleşme ve garanti hükümleri proje belgeleriyle birlikte ayrıca değerlendirilmelidir.