Hesaplamayı kalem bazında sabitleyin
En sık karşılaşılan hata, birim fiyatın doğru olmasına rağmen miktarın yanlış hücreden alınması veya farklı ölçü birimlerinin aynı satırda kullanılmasıdır. Her kalem için ürün kodu, ölçü birimi, miktar, birim fiyat, iskonto, vergi ve toplam tutar ayrı alanlarda tutulmalıdır. Ara toplamlar, genel toplamdan bağımsız olarak yeniden hesaplanmalı; elektronik tabloda formül hücreleri manuel girişe kapatılmalıdır.
Örnek olarak teknik şartnamede 12 metrelik kablo 10 makara olarak istenmişken teklif formuna metre üzerinden toplam miktar yazılması, birim fiyat doğru olsa bile toplam maliyeti bozabilir. Bu nedenle “adet, set, metre, kilogram ve paket” gibi birimler teklif öncesinde standartlaştırılmalıdır.
Teknik şartname ile ürün belgesini eşleştirin
Hesap kontrolü yalnızca mali verilerle sınırlı tutulmamalıdır. Ürün belgesindeki model veya üretici kodu teklif satırıyla aynı olmalı; teknik değerler şartname maddesinin karşısında açıkça gösterilmelidir. Katalog, teknik uygunluk belgesi, üretici yazısı veya test raporu kullanılıyorsa belge sayfası ve bölüm numarası kontrol tablosuna işlenebilir.
İkinci kontrolü farklı bir kişi yapmalı ve şu sorular cevaplanmalıdır:
- Teklif edilen ürün gerçekten ilgili kaleme mi ait?
- Miktar, teknik şartnamedeki ölçü birimiyle aynı mı?
- Birim fiyat ile toplam arasında aritmetik fark var mı?
- Aksesuar veya kurulum bedeli ayrı kalem olarak unutulmuş mu?
- Belge, teklif edilen modelin güncel varyantını mı gösteriyor?
Toplam maliyetin dışındaki etkileri ölçün
Düşük birim fiyat; kısa garanti, uzun teslim süresi, yüksek taşıma gideri veya ek montaj ihtiyacı nedeniyle gerçek maliyet avantajı yaratmayabilir. Bu nedenle teklif karşılaştırma tablosunda, dokümanda değerlendirmeye esas alınan unsurlarla sınırlı kalmak kaydıyla teslim, garanti, bakım ve teknik destek bilgileri ayrıca izlenmelidir. KİK uygulamasında teknik belgelerin teklif edilen malın şartnameye uygunluğunu ortaya koyması beklenir; belge ile beyan arasındaki uyumsuzluk gözden kaçırılmamalıdır. Fiyat hesabı tamamlandıktan sonra toplam tutar, teklif mektubu ve ilgili elektronik kayıtlarla son kez karşılaştırılmalıdır. Bu metin genel kontrol rehberidir; somut ihale dosyası için uzman değerlendirmesi gerekebilir.