Dosyayı karar noktalarına göre düzenleyin
Tedarik dosyası yalnızca tekliflerin saklandığı bir klasör olmamalıdır. Kullanışlı bir yapı, süreci üç katmanda izler: ticari kayıtlar, teknik kalite kayıtları ve teslimat kayıtları. Her belgenin sipariş veya iş kalemiyle ilişkilendirilmesi, sonradan “hangi ürüne ait?” sorusunu azaltır.
Ticari katmanda talep, teklif, revizyon, birim fiyat, miktar, taşıma bedeli, vergi ve ödeme koşulları bulunur. Teknik katmanda şartname, ürün föyü, üretici belgesi, uygunluk açıklaması ve varsa test veya kalibrasyon kayıtları yer alır. Teslimat katmanında ise stok teyidi, sevk planı, koli listesi, irsaliye, teslim tutanağı ve uygunsuzluk kayıtları tutulur.
Maliyeti yalnızca birim fiyatla okumayın
Somut bir örnek türü olarak iki teklif düşünelim: Birinci teklif daha düşük birim fiyat sunuyor ancak uzun termin, ayrı aksesuar bedeli ve belirsiz taşıma koşulu içeriyor. İkinci teklif daha yüksek görünse de aksesuarları kapsıyor, sevk tarihini yazılı olarak teyit ediyor ve ürün belgelerini baştan sağlıyor. Karar, yalnızca fiyat sütununa göre değil; toplam tedarik maliyeti, bekleme riski ve kabulde doğabilecek ek iş yükü üzerinden değerlendirilmelidir.
ASQ kaynaklarında da satın alma kararının yalnızca ilk fiyatla sınırlı tutulmaması; teslim alma muayenesi ve tedarikçi belgelerinin sipariş gereklilikleriyle karşılaştırılması önerilir. Bu yaklaşım, düşük fiyatın kusur, gecikme veya yeniden sevk maliyetiyle büyümesini önlemeye yardımcı olur.
Kapanış kontrolünü kalem bazında yapın
Sevkiyat öncesinde her kalem için şu alanlar kapatılmalıdır:
Dosyanın sonunda kısa bir karar özeti bulunması yararlıdır. Bu özet, seçilen teklifin nedenini; fiyat, kalite ve termin dengesini hangi kanıtlarla sağladığını göstermelidir. Kayıtların amacı süreci belge yüküne boğmak değil, kritik kararları geriye dönük açıklanabilir kılmaktır.
- Siparişteki ürün kodu ile sevk edilen kod aynı mı?
- Miktar, paket içeriği ve aksesuarlar kontrol edildi mi?
- Teknik belge doğru modelle ilişkilendirildi mi?
- Teslim tarihi ve adres teyit edildi mi?
- Kabulde incelenecek ölçütler belirlendi mi?
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön