Birinci durak: Kapsamı ve kalemleri ayırın
Önce şartnamenin hangi ürün veya ürün gruplarını kapsadığı belirlenmelidir. Kalem numarası, miktar, birim, teslim yeri ve varsa lot yapısı teklif çalışma tablosuna aktarılır. Aynı ürünün farklı kalemlerde farklı ölçü veya aksesuarla istenip istenmediği kontrol edilmelidir.
Her kalem için şu sorular sorulabilir:
- Ürün tanımı açık mı?
- Miktar ve ölçü birimi net mi?
- Zorunlu aksesuarlar ayrıca yazılmış mı?
- Garanti, servis veya eğitim koşulu var mı?
- Teslimde sunulacak belge belirtilmiş mi?
İkinci durak: Teknik ifadeleri ölçülebilir hale getirin
“Yüksek kalite”, “dayanıklı”, “uygun kapasite” veya “standartlara uygun” gibi ifadeler tek başına teklif değerlendirmesi için yeterli olmayabilir. Tedarikçi tarafından verilen ürün belgesinde karşılığı bulunabilecek değerler aranmalıdır: ölçü, kapasite, tolerans, çalışma aralığı, malzeme sınıfı, koruma seviyesi veya test yöntemi gibi.
KİK kaynaklarında teknik şartname düzenlemelerinin ihale ve muayene-kabul komisyonlarının incelemesinde tereddüt oluşturmayacak açıklıkta olması gerektiği belirtilmektedir. Bu nedenle ekip, anlaşılmayan her ifadeyi teklif öncesinde soru listesine almalı; dokümanda yapılan değişiklik ve açıklamaları güncel sürüm üzerinden takip etmelidir.
Üçüncü durak: Ürün belgesiyle satır eşleştirmesi yapın
Tedarikçiden gelen katalog veya teknik föy, şartnameye genel olarak uygun görünse bile yeterli kabul edilmemelidir. Şartnamenin her maddesi için belgede sayfa veya bölüm referansı yazılmalıdır. Belge bulunamıyorsa “teyit bekleniyor” statüsü verilmeli; varsayımla uygunluk işaretlenmemelidir.
Dördüncü durak: Teslimde kontrol yöntemini belirleyin
Her teknik kriter için “belgeyle kontrol”, “gözle kontrol”, “ölçüm”, “numune” veya “demonstrasyon” seçeneklerinden biri seçilebilir. Numune istenmesi halinde numunenin adedi, teslim şekli ve değerlendirme usulü ihale dokümanında açıkça düzenlenmelidir.
Beşinci durak: Son karar ve kayıt
Kontrol tablosunun sonunda sorumlu, kontrol tarihi, açık konu ve karar alanları bulunmalıdır. Kritik bir madde için alternatif ürün öneriliyorsa bunun teknik şartnameye uygunluğu ayrıca teyit edilmelidir. Bu liste, teklif hazırlama disiplini sağlar; hukuki değerlendirme yerine geçmez ve somut ihalenin kendi dokümanları esas alınmalıdır.