Üç başlığı ayrı değil, bağlantılı okuyun
İhale dokümanında teslim, muayene ve kabul maddeleri farklı bölümlerde yer alsa da uygulamada tek bir zincir oluşturur. Teslim tarihi ve adresi bilinmeden muayene planlanamaz; muayene yöntemi bilinmeden kabul kaydı hazırlanamaz. Bu nedenle ekip, ilgili maddeleri tek sayfalık bir süreç özeti üzerinde birleştirmelidir.
Teslim bölümünde tarih, zaman aralığı, teslim yeri, ambalaj ve sevk belgeleri; muayene bölümünde kontrol yöntemi, numune veya test ihtiyacı; kabul bölümünde ise uygunluk, eksiklik ve ret kayıtlarının nasıl tutulacağı aranmalıdır.
En sık görülen dört hata
Örnek kamu sözleşme koşullarında malların teslimde incelenmesi, şartnameye uymayan malların yazılı bildirimle reddedilebilmesi ve değiştirme sürecinin kayıt altına alınması öngörülmektedir. Ancak her alımda uygulanacak yöntem, ilgili sözleşme ve doküman hükümlerine göre belirlenmelidir. ([gov.uk](https://www.gov.uk/government/publications/procurement-at-homes-england/contract-conditions-for-the-supply-of-goods-and-services-value-of-10000-or-under))
- İrsaliyedeki miktarın teknik şartnamedeki birimle karşılaştırılmaması
- Ürün modeli doğru olsa da aksesuar veya garanti belgesinin kontrol edilmemesi
- Teslim tarihi ile muayene tarihi arasındaki sürenin planlanmaması
- Eksikliğin sözlü bildirilmesi ve yazılı tutanağa bağlanmaması
Kalem bazlı kabul formu kullanın
Kabul formunda en az şu alanlar bulunabilir:
Bir kalemin uygun, diğerinin eksik olduğu çok kalemli teslimatlarda genel “kabul edildi” ifadesi yerine kalem bazlı durum yazılmalıdır. Bu yöntem, kısmi teslimatların ve sonradan tamamlanan eksikliklerin izlenmesini kolaylaştırır.
- Kalem numarası, ürün adı, model ve miktar
- İrsaliye ve sipariş numarası
- Kontrol edilen teknik kriter
- Belge veya test sonucu
- Uygunluk durumu
- Eksiklik, fotoğraf ve düzeltici işlem
- Sorumlu, tarih ve imza
Ödeme ve kapanıştan önce son eşleştirme
Fatura, irsaliye, kabul kaydı ve sipariş cetveli aynı miktar ve kalemleri göstermelidir. Uygunsuzluk varsa ödeme veya dosya kapanışı için yetkili değerlendirme alınmalıdır. Bu rehber hukuki danışmanlık değildir; özel süre ve usuller için alım dosyasındaki hükümler esas alınmalıdır.
Bu içerik yapay zekâ desteğiyle hazırlanmıştır.
Tüm haberlere dön