Aynı yükümlülüğü üç farklı yerde arayın
İhale dokümanında teslim yeri ve süresi, muayene yöntemi, kabul kriterleri ve istenecek belgeler çoğu zaman farklı bölümlerde düzenlenir. Bu nedenle yalnızca teknik şartnameye veya sözleşme tasarısına bakmak yeterli değildir. Ürün tanımı teknik şartnamede, teslim takvimi sözleşme tasarısında, kabulün nasıl yapılacağı ise ilgili idari ve teknik hükümler içinde yer alabilir.
İlk adımda her kalem için şu dört bilgiyi aynı satırda toplayın: teslim tarihi, teslim yeri, kontrol edilecek teknik özellik ve sunulacak kanıt belgesi. Böylece sevkiyat planı ile kabul dosyası birbirinden kopmaz.
Sık görülen uygulama hataları
Bu hatalar ürün fiziksel olarak teslim edilmiş olsa bile muayene sürecinin uzamasına veya eksiklik tutanağı düzenlenmesine yol açabilir.
- İrsaliyedeki ürün adı ile teklif cetvelindeki kalem adının farklı yazılması,
- Seri numarası, miktar veya aksesuar bilgisinin teslim kaydında bulunmaması,
- Teknik şartnamede istenen katalog, garanti belgesi ya da uygunluk dokümanının sevk dosyasına eklenmemesi,
- Muayene öncesinde kurulumu, test koşullarını veya yetkili personeli planlamamak,
- Kısmi teslim imkânı bulunup bulunmadığını kontrol etmeden tüm sevkiyatı tek tarihe bağlamak.
Kalem bazlı kayıt yöntemi
Her teslimat için bir “teslim-kabul kontrol kartı” oluşturun. Kartta ihale kalem numarası, ürün kodu, miktar, seri numarası, sevk tarihi, teslim alan birim, kontrol edilecek özellikler ve eklenen belgeler bulunmalıdır. Belge adlarını genel ifadelerle değil, dosya adı ve sürümüyle kaydedin.
Muayene öncesinde üçlü kontrol yapın: sipariş veya sözleşme kaydı, fiziksel ürün ve belge dosyası. Uyuşmazlık varsa sevkiyat tamamlanmadan açıklığa kavuşturun. Bu çalışma hukuki bir değerlendirme yerine operasyonel kayıt disiplini olarak ele alınmalıdır; somut sözleşme hükümleri ve idarenin talimatları ayrıca incelenmelidir.