Ana ürün ile teslim kapsamını ayırın
Teknik şartnamede ürün adı yazması, tüm kullanım bileşenlerinin teslim edileceği anlamına gelmez. Teklif hazırlarken ana ürün, standart aksesuar, sarf malzemesi ve opsiyonel parçaları ayrı satırlarda gösterin. Böylece “ürün mevcut” ifadesi ile “ürün kullanıma hazır teslim edilecek” ifadesi birbirine karışmaz.
Basit bir kapsam tablosu şu alanlardan oluşabilir:
- Parça veya malzeme adı
- Üretici ürün kodu
- Adet veya miktar
- Ana ürünle uyumluluk bilgisi
- Şartnamedeki dayanak
- Teklif fiyatına dahil olup olmadığı
- Teslimat ve garanti notu
Sarf malzemesini kullanım senaryosuyla test edin
Sarf malzemeleri çoğu zaman teklifin son aşamasında fark edilir. Filtre, uç, bıçak, conta, pil, kartuş, kablo veya benzeri parçalar için şu sorular sorulmalıdır: İlk kullanım için gerekli mi, belirli bir modelle sınırlı mı, ürünle birlikte mi geliyor, ayrıca mı fiyatlandırılıyor ve teslimatta miktarı nasıl kontrol edilecek?
Şartnamede başlangıç seti veya yedek sarf öngörülüyorsa bu ifade teklif tablosunda açıkça görünmelidir. Katalogda aksesuar listesi bulunması tek başına yeterli kanıt sayılmamalı; üretici teknik föyü, kutu içeriği veya resmi ürün açıklamasıyla çapraz kontrol yapılmalıdır.
Garanti maddesini özetleyin, yorumlamayın
Garanti kapsamı incelenirken süre, başlangıç noktası, kapsam dışı haller, servis yöntemi, sarf parçalarının durumu ve taşıma sorumluluğu ayrı ayrı kaydedilmelidir. “Garanti mevcut” şeklindeki genel ifade yerine, üretici belgesindeki koşulların teklif ekine hangi belgeyle yansıtıldığı belirtilmelidir.
Yeni başlayan ekip için son kontrol listesi:
Bu yaklaşım, eksik teslim riskini azaltır; ancak garanti hükümlerinin hukuki yorumunun yerine geçmez. Nihai değerlendirme, ilgili sözleşme ve üretici belgeleri birlikte incelenerek yapılmalıdır.
- Ana ürün kodu şartnameyle aynı mı?
- Standart aksesuarlar adetleriyle yazıldı mı?
- Sarf malzemeleri ayrı satırda mı?
- Garanti belgesi veya üretici açıklaması dosyalandı mı?
- Kapsam dışı kalan parçalar açıkça belirtildi mi?
- Teslimatta kontrol edilecek kutu içeriği tanımlandı mı?