Tekliften önce doküman sürümünü sabitleyin
İhale ilanı yayımlandıktan sonra dokümanda değişiklik yapılması gerekiyorsa EKAP üzerinden zeyilname süreci işletilir. EKAP açıklamalarında, zeyilname düzenlenirken dokümanlarda gerekli değişikliklerin yapılması ve sürecin yeniden onaylanması gerektiği belirtilmektedir. Bu nedenle ekip, ilk indirilen dosyalarla çalışmaya devam etmemelidir.
Kontrol dosyasında en az şu alanlar yer almalıdır:
- Zeyilnamenin tarihi ve numarası,
- Değişen şartname veya sözleşme maddesi,
- Yeni teklif ve teslim tarihi,
- Açıklama talebine verilen yanıt,
- Güncellenen fiyat ve termin varsayımları.
Açıklamayı yalnızca hukuk ekibine bırakmayın
Bir açıklama, teknik özellikleri veya teslim koşullarını etkiliyorsa satın alma, depo, lojistik ve finans ekiplerine de aktarılmalıdır. Örneğin paketleme biçimindeki bir değişiklik; ürünün tedarikçiden çıkış tarihini, palet sayısını ve taşıma aracını değiştirebilir. Teslim yeri veya kabul koşulundaki bir açıklama ise nakliye planının yeniden kurulmasını gerektirebilir.
Teslimat planını değişiklik kaydıyla güncelleyin
Zeyilname veya açıklama görüldüğünde önce eski ve yeni metin karşılaştırılmalı, ardından teknik uygunluk ve termin teyidi yenilenmelidir. Tedarikçiden alınan sözlü bilgi yerine tarihli e-posta, teklif revizyonu veya resmi teyit saklanmalıdır. EKAP’ta zeyilname ve değişiklik bildirimlerinin takip edilmesine yönelik işlevler bulunduğundan, yetkili kullanıcıların bildirim ekranlarını düzenli kontrol etmesi gerekir.
Bu içerik genel süreç yönetimi amacı taşır. Süre ve başvuru değerlendirmesinde ilgili ihale dokümanı ile yürürlükteki mevzuat esas alınmalıdır.